一般社団法人 日本消化器内視鏡学会 Japan Gastroenterological Endoscopy Society

一般社団法人日本消化器内視鏡学会
個人情報保護方針（プライバシーポリシー）

一般社団法人日本消化器内視鏡学会（以下、「本学会」といいます。）は、本学会業務の遂行に伴い個人情報を収集、管理、利用する際には、これらの情報について、本方針を遵守し取り扱うものとします。

第1　法令遵守

本学会は、事業活動に伴って収集、管理、利用する個人情報について、個人情報保護法等の関連法規および本方針を誠実に遵守し、適切に取り扱うものとします。

第2　本学会が取り扱う個人情報

1. 本学会は次の種類の個人情報を取り扱います。

   1. １）事業活動（以下①から⑨）に関する個人情報

      個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本方針等に規定する利用目的以外には原則として利用しません。
      ＜事業活動＞
      1. 1. ①消化器内視鏡学に関する学術集会、学術講演会及び研究会の開催
         2. ②機関誌及び学術図書等の刊行
         3. ③消化器内視鏡に関する教育講演会及び講習会等の開催
         4. ④研究の奨励及び研究業績の表彰
         5. ⑤消化器内視鏡専門医及び指導医並びに指導施設の認定並びに専門技師の認定
         6. ⑥消化器内視鏡に関する国民の関心を高める啓発活動
         7. ⑦関連学術団体との連絡及び協力
         8. ⑧国際的な研究協力の推進
         9. ⑨その他、この法人の目的を達成するために必要な事業
         以上、各号の事業は、日本国及び諸外国において行うものとする。

   2. ２）本学会の運営のため及び安全のために収集する個人情報

      本学会業務の円滑な遂行のため、本学会業務の安全、及び職員の安全のため、電話の録音記録をはじめとして、Webへのアクセス記録、電子メール、各種問い合わせに関する情報を収集、保管、利用することがあります。これらの情報は、個人情報保護法等の関連法規及び本方針等に準拠したうえで、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本方針に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。

   3. ３）その他　本学会で収集する特定個人情報

      事業活動において、収集する役員等（職員を含む）の特定個人情報は、厳重に管理し、本方針に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
2. 本学会は収集した個人情報につき、本学会で定めた期間保有した後、順次破棄するものとします。
   ただし、役員等（職員を含む。）の特定個人情報は関連法令により保管が義務付けられている期間は保管し、それ以後は順次破棄します。
   その他、職員の採用活動において採用が決定されなかった方の履歴書等はただちに破棄し、本学会はこの情報を保有しません。

第3　個人情報の利用目的

1. 本学会は、取得する個人情報を本学会の行う次の業務の範囲及び方法により利用します。

   1. 1）利用する業務の範囲

      1. ①本学会に関する知識・研究を提供し、又はこれらに係る技能・技術を提供するサービス
      2. ②本学会の会員のために情報等を提供するサービス
      3. ③その他のサービス：本学会の学術功労者の顕彰，学術研究の援助，学術交流の実施及び援助等学術の振興に寄与するための活動

   2. 2）利用する方法

      1. ①本学会の業務のご案内等
      2. ②本学会の業務内容のご報告、ご連絡、業務内容に関する情報提供等
      3. ③本学会の提供するサービスの充実のために行うアンケート調査の実施等
      4. ④本学会の業務を円滑に行うため
      5. ⑤その他、上記①から④に関連する業務遂行のため
2. 前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめご本人の同意を得ることとします。
3. 前2項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用させていただく場合があります。
   1. 1）ご本人の同意がある場合
   2. 2）法令に基づく場合
   3. 3）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 4）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   5. 5）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4. 本学会が個人情報の利用目的を変更する場合には、当該利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行います。また、利用目的を変更した場合には、法令に定める場合を除き、変更された目的を本方針において公表いたします。

第4　適正な取得

1. 本学会は個人情報を適法かつ適正取得し、偽りその他の不正手段によって取得しません。
2. 本学会は、法令に定める場合を除き、予めご本人の同意を得ることなく要配慮個人情報を取得することはいたしません。
3. 本学会が取得する個人情報は、本学会の利用目的達成のために必要かつ最小限のものに限定します。また、アンケート等で収集する個人情報についても、集計結果を出すために必要なものに限定します。
4. 本学会は、前記第3の規定にかかわらず、ご本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含みます。以下この項において同じ。）に記載された当該ご本人の個人情報を取得する場合には、予めご本人に対し、その利用目的を明示します。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合、及び法令に定める場合は、利用目的を明示しないことがあります。

第5　個人データの内容の正確性の確保等

本学会は、利用目的の達成に必要な範囲おいて、個人情報データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅延なく消去するよう努めます。また、利用目的が達成されなかったものの利用目的の前提となる計画及び事業が中止となった場合等も、当該個人データを遅延なく消去するよう努めます。

第6　安全管理措置

本学会は、本学会が取り扱う個人データについて、不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えい等に対する予防措置を実施し、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
安全管理措置を講じるにあたって以下のとおり、技術的保護措置および組織的保護措置を適切に実施します。

1. 技術的保護措置

   1. 1）個人情報へのアクセスの管理（アクセス権限者の限定（異動・退職した社員のアカウントを直ちに無効にする等の措置を含む。）アクセス状況の監視体制（アクセスログの長期保存等）、パスワードの管理、入退室管理等）を実施します。
   2. 2）個人情報の持出し手段の制限（みだりに外部記録媒体へ記録することの禁止、事務局内外との間の電子メールの監視等）を実施します。
   3. 3）外部からの不正アクセス等防止のための措置（ファイアウォールの設置等）を実施します。

2. 組織的保護措置

   1. 1）本学会は、職員（役員、職員、契約職員、派遣社員等、本学会において本学会の業務に従事するすべての者のことをいい、雇用契約の有無は問いません。以下、本方針において同じ。）に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。
   2. 2）すべての職員に対し、個人情報の保護を徹底させるために、定期的に教育・指導を行います。

3. 委託先の選定及び監督

   1. 1）本学会は、当社の事業活動に伴い、各種手続き、調査、広報活動等の業務を外部の事業者に委託することがあります。本学会は、個人データの取扱いの全部又は一部について外部の事業者に委託する場合には、その取扱いを適正かつ確実に行うことができると定めた契約を交わし、適切な委託契約を締結します。
   2. 2）本学会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託先事業者に対する適切な監督を行います。

第7　第三者提供

1. 本学会が保有する個人データは、ご本人の同意がある場合を除き、原則として第三者に提供しません。ただし、次に掲げる場合は、第三者に提供することがあります。
   1. 1）法令に基づく場合
   2. 2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. 外国にある第三者への提供
   本学会は、外国にある第三者への個人データの提供を行う場合は、法令の定めに従い、同意取得等必要な措置を取ります。
3. その他　匿名加工情報の取扱い
   1. 1）本学会は、匿名加工情報を作成時は、特定の個人を識別すること、及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするために適切な措置を取ります。
   2. 2）本学会が匿名加工情報を自ら利用するときは、元の個人情報に係る本人を識別（再識別）する目的で他の情報と照合することを行いません。
   3. 3）本学会は、匿名加工情報を作成したときは、法令の定めるところにより当該匿名加工情報に含まれる個人に関する項目を公表します。
   4. 4）本学会は、本学会が作成した匿名加工情報を第三者に提供するときは、法令の定めるところにより、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示します。

第8　個人情報保護管理者等

本学会は、個人情報保護管理者を定め、個人情報保護の実現のための体制を整備し、管理するものとします。

第9　苦情相談窓口

本学会は、本学会の個人情報の取扱いに関する苦情、相談等に対応するため、下記窓口を設定します。なお、相談苦情等は、齟齬がないよう文書のみの受付とします。

＜苦情相談窓口＞

〒101-0062 東京都千代田区神田駿河台3-2-1
新御茶ノ水アーバントリニティビル 4F
一般社団法人日本消化器内視鏡学会事務局　個人情報保護担当あて
e-mail：info@jges.or.jp

第10　保有個人データの表示等

1. 本学会は、以下の個人データを保有しています。
   1. 1）会員名簿ファイル
   2. 2）電子メール受信・送信ファイル
   3. 3）連絡情報ファイル※
      　※連絡をいただいた方及び名刺交換させていただいた方の個人データ
   4. 4）購買履歴ファイル
   5. 5）役員（職員含む。）関連ファイル（マイナンバー（個人番号）ファイルを含む）
2. 保有する事業者は、一般社団法人日本消化器内視鏡学会です。
3. 保有個人データの利用目的
   1. 1）会員名簿ファイル
      　前記第3、1.記載の目的
   2. 2）電子メール受信・送信ファイル
      　前記第3、1.記載の目的
   3. 3）連絡情報ファイル※
      　前記第3、1.記載の目的
      　※連絡をいただいた方及び名刺交換させていただいた方の個人データ
   4. 4）購買履歴ファイル
      　前記第3、1.記載の目的
   5. 5）役員（職員含む。）関連ファイル（マイナンバー（個人番号）ファイルを含む）
      　前記第3、1(１)、（2）④記載の目的
   6. 6）特定個人情報ファイル
      　公務所等へ行政手続きのため

第11　保有個人データの開示請求等

本学会は、所定の書面により個人情報の開示請求がなされた場合には、住民票の写し等の提示により、本人確認を行い、以下の区分に従い、開示が適切と本学会が判断した場合に限り、保有個人データの開示等を行うものとします。

1. 保有個人データのご本人への開示

   ご本人は、本学会が保有する、ご本人に関する保有個人データの開示を求めることができます。
   ただし、次に掲げる場合、保有個人データの全部又は一部を開示しないことがあります。
   1. 1）ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
   2. 2）本学会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   3. 3）他の法令に違反することとなる場合

2. 保有個人データの訂正等

   ご本人は、本学会が保有する、ご本人に関する保有個人データの内容が真実でないと考える場合には、当該保有個人データの訂正、追加又は削除（以下、「訂正等」といいます。）を求めることができます。ただし、本学会が遅滞なく必要な調査を行った結果、データ内容が誤りでない場合、又は、利用目的達成のための訂正が必要でないと本学会が判断した場合は、本学会は、訂正等を行わないことがあります。

3. 保有個人データの利用停止等

   本学会が保有する、ご本人に関する保有個人データが、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得された場合、又は、ご本人の同意がない等、正当な理由なく第三者に提供された場合、ご本人は、当該保有個人データの利用停止又は消去（以下、「利用停止等」をいいます。）を求めることができます。
   ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合又は利用停止等を行うことが困難な場合は、利用停止等をせず、これに代わる措置を講ずることがあります。

4. 開示の手続き

   保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を求めるご本人は、本学会が定める必要事項を明記し、下記開示請求先までお申し出ください。その際は、ご本人であることを確認できる書類を併せてご提示ください。

5. 保有個人データの利用目的は、公開しておりますので、個別の開示請求には対応しません。

＜開示等にかかる手続き＞

1. 1）以下の項目を明記した書類。
   1. ①ご本人のご氏名及びご氏名と一致する印鑑による押印
   2. ②ご本人の住所
   3. ③ご本人確認書類の区分
   4. ④請求事項
   5. ⑤請求理由※
      　※開示請求の場合は、開示を求めるご本人の情報及び本学会への提供時期等の特定（可能な範囲で結構です）。訂正等請求の場合は、訂正にかかる正しい情報。
      　利用停止等の請求の場合は、その理由。
   6. ⑥代理人の氏名及び代理人の氏名と一致する印鑑による押印
   7. ⑦代理人の住所
      なお、上記⑥、⑦については、ご本人による請求の場合は不要です。
2. 2）ご本人確認書類（ご本人の住民票の写し（原本）、運転免許証の写し、旅券の写し又は健康保険証の写し）
3. 3）返信用封筒（送付先住所として住民票等ご本人確認書類上に記載されている住所）
4. 4）代理人による請求の場合には、代理権を証する書面（法廷代理人の場合には戸籍謄本等、任意代理人の場合は委任状）

＜開示にかかる費用＞
開示等請求の手続き費用として、1件当たり1,000円（税抜）をお支払いください。支払い方法は現金書留による納付としてください。

第12　継続的改善

1. 本学会は、上記の各条項を実践するために、本学会の個人情報の取扱いについて継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。
2. 本学会は、個人情報の適正な扱いを実施するため、適宜、本方針を見直すこととし、本方針を変更した場合は速やかに公表いたします。

第13　施行

2018年6月21日施行

一般社団法人日本消化器内視鏡学会

施設情報の共同利用について

本学会は以下の通り、施設情報の共同利用を行います。

本学会では、日本アルトマーク社のMDB（メディカルデータベース）を使用*しています。

メディカルデータベース（MDB）とは個人情報を特定の企業と共同して利用するのもので、共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的、個人データの管理について責任を有する者については、株式会社日本アルトマークのホームページをご覧ください。

※本学会の会員管理システムに医療機関情報を用いるためにMDB（メディカルデータベース）を使用するものであり、個人情報の取扱いはございません。